Корпоративные карты в организации и расчеты по ним

В наше время, когда каждая секунда на счету, появилась резкая необходимость  удобно,  а  главное — быстро и безошибочно  рассчитывать свои финансы. Ни для кого не секрет,  что помогают нам в этом банковские карты. Современность и легкость в использовании сделала их невероятно популярными. И теперь не только люди, но и целые организации используют карты, в их случае – корпоративные карты.

Корпоративные карты облегчают работу представителей компании в особенности во время командировок. Именно они  помогают облегчить оплату различных товаров и услуг, в которых  нуждается организация. Нельзя забывать, что Деньги, перечисленные на корпоративные карты, являются подотчетными средствами. Денежные средства на корпоративных картах принадлежат компании, а не работникам. У подотчетного лица не должно  возникать экономической выгоды,  ведь доверенные суммы являются задолженностью подотчетного лица перед компанией и не признаются объектом налогообложения НДФЛ (ст. 41 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Опытный и грамотный бухгалтер должен знать, что бухгалтерский учет оплаты необходимых для организации товаров, услуг и работ с помощью корпоративной карты отличается от традиционного учета подотчетных сумм. Именно поэтому важно уметь правильно производить расчеты по картам,  уметь пользоваться проводками по корпоративным картам компании.

При переводе денежных средств с расчетного счета на специальный счет корпоративной карты:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51 перечислена сумма в рублях с основного расчетного счета компании на счет корпоративной карты.

Основание: платежное поручение и выписка с карточного счета, подтверждающая зачисление денег.

На основании банковской выписки, содержащей информацию о реквизитах карты, бухгалтер делает запись по списанию денежных средств. Списание (выдача подотчетных сумм держателю корпоративной карты). Проводка такая:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» списаны денежные средства со специального карточного счета под отчет и считаются выданными под отчет работнику. В установленный положением об использовании корпоративных карт срок работник должен предоставить финансовый  отчет о расходовании денежных средств с корпоративной карты. 

На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер спишет задолженность подотчетного лица, оприходует приобретенные им товарно-материальные ценности, отнесет на счета учета затрат суммы оплаченных командировочных или хозяйственных расходов: ДЕБЕТ 10, 20, 26, 44, 60 КРЕДИТ 71 списаны расходов на хозяйственные нужды организации, командировки работника и т.д..

Пример:

1)ООО «Цалмейстер» направляет менеджера  И.П. Иванова в командировку с 10 по 11 апреля. Работнику выдана корпоративная карта. 12 мая платежным поручением на карту переведено 50 000 руб.

В период командировки сотрудник: 10 апреля оплатил картой авиабилеты на сумму 15 000 руб.; 11 апреля заплатил за проживание в гостинице 5600 руб.; 11 апреля снял наличными 1400 руб. (причитающиеся ему суточные).

В бухгалтерском учете компании эти проводки по корпоративной карте будут отражены следующим образом.

10 апреля: ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 51 50 000 руб. — отражена сумма, перечисленная с расчетного счета компании на карточный счет;

10 апреля: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» 15 000 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет И. П. Иванову на оплату авиабилетов;

11 апреля: ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» 5600 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет И. П. Иванову на оплату проживания в гостинице;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» 1400 руб. — списаны средства со специального карточного счета под отчет И. П. Иванову (суточные).

После того как сотрудник подтвердит расходы и передаст в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет по корпоративной карте с приложенными к нему документами, бухгалтер сделает следующие проводки:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71 22 000 руб. (15 000 руб. + 5600 руб. + 1400 руб.) — списаны на расходы командировочные траты работника (проезд, проживание, суточные).

После этой записи счет 71 автоматически закроется, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать не использованной работником сумме — 28 000 руб. (50 000 руб. 22 000 руб.).

Если работник не представит в срок авансовый отчет с подтверждающими документами, нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71 своевременно не возвращенная сумма отнесена в состав недостач и потерь от порчи ценностей.

Когда компания установит вину работника и сумму причиненного им ущерба, бухгалтеру нужно сделать проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94 отражена задолженность виновного работника по возмещению недостачи.

После того как деньги будут внесены им наличными в кассу, бухгалтер сделает проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 возмещена недостача наличными в кассу.

2)Рассмотрим ситуацию использования счета 57 «Переводы в пути»:

Выписки из банка по счетам могут поступать не каждый день. В некоторых случаях о движении денег на карте бухгалтер может раньше узнать из авансового отчета работника. Подотчетные лица должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о снятии или взносе наличных денег.

В ситуации, когда выписки еще нет, а авансовый отчет уже утвержден, движение денег целесообразно отражать с использованием счета 57 «Переводы в пути». То есть на основании авансового отчета делаем следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57 выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71 внесены деньги подотчетным лицом для зачисления на корпоративную банковскую карту.

После получения выписки:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» отражено списание денежных средств со счета;

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» КРЕДИТ 57 отражено поступление денежных средств на счет корпоративной карты.

Задолженность подотчетного лица списываем на основании утвержденного руководителем авансового отчета.

В зависимости от вида расходов выбираем дебетуемый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

ДЕБЕТ 20 (10, 26, 44, 60) КРЕДИТ 71 списаны расходы подотчетного лица.

Пример:

23 марта бухгалтерия ООО «Цалмейстер» перечислила на корпоративную карту П. П. Завадского 100 000 руб. 23 марта П.П. Завадский приобрел товары для нужд компании в пункте розничной торговли стоимостью 85 000 руб. (в том числе НДС — 12 966,10 руб.). В этот же день он снял наличные — 1000 руб. Но деньги ему не понадобились. Утром следующего дня работник внес их обратно на карту через терминал банкомата.

24 марта П. П. Завадский представил в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами: счет, счет-фактура и товарная накладная на приобретенные товары; квитанция банкомата о снятии наличных; квитанция банкомата о зачислении наличных на корпоративную карту.

В бухгалтерском учете компании указанные операции по приобретению товара будут отражены следующим образом:

ДЕБЕТ 41 КРЕДИТ 71 72 033,90 руб. (85 000 руб. – 12 966,10 руб.) — принят к учету товар на основании авансового отчета и товарной накладной;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 12 966,10 руб. — отражен НДС, предъявленный поставщиком (счет-фактура);

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57 1000 руб. — сняты наличные подотчетным лицом со счета корпоративной карты;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 71 1000 руб. — внесены подотчетным лицом наличные на карту. В результате этих записей сформировалось кредитовое сальдо по счету 71 в сумме 85 000 руб.;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 12 966,10 руб. — поставлен к вычету НДС по приобретенному товару.

До получения банковской выписки бухгалтер сделает следующие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 57 85 000 руб. — отражена дебиторская задолженность подотчетного лица, которая в этот момент не подтверждена выпиской банка по специальному карточному счету компании.

Записи после получения банковской выписки:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный счет корпоративной карты» 85 000 руб. — списаны денежные средства со специального карточного счета на оплату товаров;

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 55 1000 руб. — сняты наличные денежные средства с корпоративной карты;

ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 57 1000 руб. — внесены наличные денежные средства на карту.

После этих записей счет 71 автоматически закроется, как и счет 57, а остаток по счету 55 субсчету «Специальный счет корпоративной карты» будет соответствовать неиспользованной работником сумме 15 000 руб. (100 000 руб. – 85 000 руб. – 1000 руб. + 1000 руб.).

      Обратите внимание, что использование повторения  операций по снятию и возврату одинаковых сумм по корпоративной карте без обоснования их на не подтвержденные и не целевые расходы (траты), за частую свидетельствуют об использовании работником подотчетных сумм в личных целях. А это приравнивается к займу, а займы  должны быть оформлены соответствующим документом и уплатой процентов. Тогда  операции по снятию и взносу наличных будут отражаться с использованием счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

    Бухгалтерия не терпит приближенности, а любит порядок и точность. Ежедневное ведение учета  обеспечит спокойствие Вам и стабильность вашей  компании, а так же избежать  нежелательных штрафов. Мы с удовольствием займемся этой работой за Вас!

 

 

НАЗАД