Отпуск Главного бухгалтера

Несложные действия, которые помогут Вам избежать сложных последствий. О том, что должен сделать главный бухгалтер до того, как пойти в отпуск читайте в нашей статье.

СХЕМА. ДЕЙСТВИЯ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА ПЕРЕД ОТПУСКОМ:

1)Уведомляет об отпуске Контрагентов, Фонды, ИФНС;

2)Составляет памятки, инструкции для сотрудников;

3)Составляет Приказ о назначении исполняющего обязанности Главбуха, составляет временное совмещение должностей или доп.соглашение к трудовому договору;

4)Передача ЭЦП, Печатей, Ключей от сейфа, Паролей;

5)Если штатным расписанием предусмотрен Заместитель Главного бухгалтера, то все проходит в рабочем порядке, согласно должностной инструкцией и перечнем обязанностей, предусмотренных при приеме на работу Зам.Главного бухгалтера

Для бесперебойной работы организации, перед тем как пойти в отпуск, главному бухгалтеру следует передать  свои обязанности другому работнику. Как правило, если дела принимает его заместитель, проблем возникнуть не должно. В основном,  сложности возникают  тогда, когда для временного исполнения обязанностей главного  бухгалтера, привлекается обычный бухгалтер.

В  таком случае составляется доп. соглашение к трудовому договору о временном переводе сотрудника на должность главного бухгалтера, так же издается приказ о временном совмещении должностей, согласно разработанному Положению в Компании.  Сотрудника, который на время встает на должность главбуха обязаны ознакомить с его должностными обязанностями, сроком выполнения работы и размером вознаграждения (ст. 60.2 и 151 ТК РФ).

Рассмотрим допустимые варианты замены главного бухгалтера:

1)Совмещение обязанностей;

2)Совместительство;

3)Заключение срочного трудового договора на время отсутствия главного бухгалтера;

4)Временный перевод на должность.

Если главный бухгалтер является уполномоченным представителем организации, то сотрудника, временно исполняющего его обязанности, также было бы верным уполномочить представлять интересы компании. Для этого руководитель на фирменном бланке организации оформляет доверенность (ст. 185 ГК РФ и ст. 29 НК РФ).

В доверенности указывают:

1)Дату составления доверенности (п. 1 ст. 186 ГК РФ);

2)Данные уполномоченного представителя — ФИО и паспортные данные временного главбуха;

3)Перечень полномочий;

4)Срок, на который выдается доверенность.

Случаи у Компаний бывают разные. Вполне может быть, что  и главный бухгалтер и его заместитель уходят в отпуск. Что же делать в таком случае? Как  показывает практика,  лучше всего нанять  человека со стороны, правильно оформив его как временного сотрудника, передать ему временные обязанности. Кроме того, главбух может сам передоверить свои полномочия. Если он уполномочен на то доверенностью от руководителя (ст. 187 ГК РФ). Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (ст. 187 ГК РФ).

Временного главбуха наделяют правом подписывать документы.

Должность сотрудника, ответственного за совершение сделки и оформившего ее, наряду с его подписью, является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Перечень лиц, подписывающих данный документ, устанавливает руководитель организации (информация Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”»). Поэтому на время отпуска главбуха в список лиц, которые вправе подписывать первичные документы, было бы правильно включить сотрудника, временно исполняющего обязанности главбуха. Можно сделать это отдельным приказом или выдать соответствующую доверенность.

Счета-фактуры за главного бухгалтера также подписывает его уполномоченное лицо. Отсутствие такой подписи может помешать контрагенту принять к вычету НДС).

В  случае, когда компания использует электронный документооборот (ст. 5 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), получать квалифицированные электронные подписи временных главбухов вовсе  не обязательно. Носитель ЭЦП главбух перед отпуском может передать своему заму или временно исполняющему обязанности. Такую передачу необходимо оформить актом, в котором указать, чья подпись передается и на какой срок.

Памятка сотрудникам поможет избежать проблем с контрагентами и контролерами.

Помимо официальной должностной инструкции с перечнем обязанностей, исполняющему обязанности главбуха лучше составить памятку: что и в какой срок ему необходимо сделать во время отпуска главбуха. Особенно если на период такого отпуска приходится оформление важной сделки с контрагентом или представление отчетности в ИФНС и Фонды.

Кроме того, важно напомнить всем сотрудникам компании основные даты и сроки. К примеру, срок представления документов по требованию налоговиков, момент составления авансового отчета, даты осуществления обязательных платежей (арендная плата, «коммуналка», услуги связи). В этом случае главбух не будет переживать, что в его отсутствие налоговики заблокируют компании счет и офис останется без освещения.

Помимо реестра платежей, главбух может оставить своему заму «рыбы» хозяйственных договоров и образцы бланков документов для переписки с налоговой. В частности, образец формы ходатайства о продлении срока представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). Ведь в отсутствие главного бухгалтера может быть проблематично подготовить копии всех запрошенных бумаг.

Нелишним будет передать и.о. главбуха и контакты (имена, телефоны, адреса, e-mail) текущих партнеров компании, банковских специалистов и даже налоговых инспекторов.

Инвентаризация убережет от недостач и ошибок в учете.

Одновременно с передачей дел заместителю или исполняющему обязанности необходимо провести инвентаризацию (п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н, и п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). При этом с и. о. главбуха заключается договор о материальной ответственности (ст. 241—243 ТК РФ и постановление Минтруда России от 31.12.02 № 85).

Временному преемнику главбух передает на хранение печати организации и ключи от сейфа. Такую передачу лучше оформить актом о передаче материальных ценностей за подписями обоих лиц и руководителя компании. Помимо этого  стоит распечатать карточки основных счетов бухучета и оборотно-сальдовых ведомостей. Это поможет найти ошибку, если временный главбух неверно провел операцию в учете. Во избежание этого бухгалтерские программы позволяют «закрыть период», то есть запретить вход пользователей в определенный промежуток времени (во время отпуска главбуха).

Уведомление инспекции о предстоящем отдыхе главбуха поможет перенести сроки проверки и представления документов по требованию.

Если проверка назначена, то избежать визита проверяющих по причине отпуска главбуха не удастся. Но уведомление инспектора о том, что главный бухгалтер находится в отпуске, может стать причиной приостановления проверки. Либо контролеры пойдут компании навстречу и придут в организацию не сразу после вынесения решения о проведении проверки, а спустя некоторое время, когда главбух будет в офисе.

Отпуск главбуха может является одной из причин, по которой инспекторы продляют компании срок на представление документов.

 

Хотелось бы отметить, что введение бухгалтерского учета в нашей организации ООО «ЦАЛМЕЙСТЕР» поможет Вам избежать неудобства и дополнительной суеты при временном отсутствии Главного бухгалтера в Вашей Компании!

 

НАЗАД