Авансовые отчеты

В этой статье мы поговорим об авансовых отчетах и поможем Вам разобраться в трех  самых частых заблуждениях связанных с ними.

Ситуация:

Организация выдала под отчет сотруднику денежные средства, сотрудник ничего не приобрел (изменилась ситуация) и вернул деньги в кассу. Нужно ли оформлять авансовый отчет? В этом  случае достаточно ПКО (приходного ордера).

Авансовый отчет оформляют для подтверждения  расходов (Указания по применению и заполнению формы АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). А наш сотрудник ничего не приобрел и деньги вернул в срок. Это касается и при отмене командировки.

примерное положения для подотчетного лица:

Перечень приобретенных товаров (работ, услуг) и израсходованные суммы работник приводит в авансовом отчете. Авансовый отчет вместе с подтверждающими документами работник передает в бухгалтерию в течение 3 (трех) рабочих дней, либо должен быть Приказ в организации о сроках сдачи отчета:

1)после того как истек срок, на который были выданы наличные;

2)после выхода на работу ( отпуска, командировки, болезни и т.п.).

Сотрудник ничего не приобрел, в срок  возвращает всю подотчетную сумму в кассу, получает квитанцию к ПКО. Авансовый отчет в этом случае не нужен.

Бухгалтер сделает следующую запись:

Сотрудник Иванов 2 июня получил под отчет 6000 руб. на покупку нового монитора. Однако на складе нужной модели не оказалось, а новые поступления ожидаются только к концу июля. Поэтому 3 июня  Иванов вернул в кассу полученные 6000 руб. Авансовый отчет он не составлял и составлять не должен. Бухгалтер оформил Приходно-кассовый ордер (ПКО) и сделал проводки:

ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50         6000 руб. — выданы из кассы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 50  КРЕДИТ 71         6000 руб.  — возвращены в кассу неиспользованные подотчетные деньги.

Ситуация:

Сотрудник потратил собственные денежные средства на закупку товаров (услуг) для организации.

Должно быть оформлено заявление о компенсации  расходов на приобретение товаров  (услуг)  за свои деньги для нужд компании с просьбой о возмещении, перечислить свои затраты и приложить оправдательные документы, но при этом он не обязан сдавать авансовый отчет. Авансовый отчет составляют  сотрудники, которые  получили деньги от компании (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В данной ситуации мы ничего не выдавали сотруднику и отчитываться ему не за что. От сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. Далее завизировать у начальника и оформить РКО.

Обратите внимание, что в данной ситуации, в бухгалтерском учете используется запись по счету 73, а не 71, т.к. сотрудник потратил собственные средства.

примерное положения для подотчетного лица:

Авансовый отчет не составляется, если сотрудник оплачивает товары (работы или услуги) из собственных денежных средств по поручению руководителя. Сотрудник оформляет заявление о компенсации на имя  руководителя с просьбой о возмещении ему расходов.

Бухгалтер сделает следующую запись:

Сотрудник приобрел товары для компании на сумму 6780,10 руб., потратив на это личные средства  в том числе НДС — 1034,25 руб.. Чтобы ему возместили эти расходы, он написал заявление. Записи в учете бухгалтер сделал такие:

ДЕБЕТ 10  КРЕДИТ 60              6780,10 руб. – оприходованы канцтовары

ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 60                1034,25 руб. – отражен НДС

ДЕБЕТ 60  КРЕДИТ 73               6780,10 руб. – отражен долг перед сотрудником за канцтовары

ДЕБЕТ 73  КРЕДИТ 50               6780,10 руб. – возврат долгу сотруднику за купленные канцтовары

Доход по сверхнормативным суточным расходам определяют на последний день месяца  утверждения  авансового отчета.

Ситуация:

Нашего работника отправляем в командировку и выделяем ему суточные. Нужен ли АО?

Безопаснее оформить, хотя выдача суточных и не требует оформления первичными документами. Но, чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль и НДФЛ, безопаснее составить АО и тогда не придется в суде доказывать его отсутствия.

Авансовый отчет нужен так же для льготы по НДФЛ. Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ — 700 руб. для командировок по России и 2500 руб. — для зарубежных поездок. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения такого дохода является последний день месяца, в котором руководитель организации утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А если его нет, то как мы будем определять дату дохода. Следовательно, рискуем получить доначисления по налогу и штрафа за его недоплаты ( 20 % от неудержанной суммы (ст. 123 НК РФ).

примерное положения для подотчетного лица:

Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в бухгалтерию компании не позднее трех рабочих дней со дня его возвращения из командировки. Авансовый отчет составляется в том числе в случае, если сотрудник перед командировкой получил только суточные.

Бухгалтер сделает следующую запись:

Сотрудник ездил в командировку с 19 по 21 сентября. 18 сентября ему выплатили суточные в размере 12000 руб. (по 4000 руб. за каждый день). Других расходов у сотрудника в командировке не было. 22 сентября работник вместе с бухгалтером оформили авансовый отчет, использовав следующие проводки в учете такие:

ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50              12000 руб. — выданы из кассы суточные работнику;

ДЕБЕТ 44  КРЕДИТ 71              900 руб. – суточные включены в расходы;

ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» 1287 руб. (4000-700) х 3дн. Х 13% — начислен НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Ситуация:

Если имеет место быть оплатам с использованием корпоративных карт, то  отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Бухгалтер сделает следующую запись:

Компания оформила сотруднику дебетовую корпоративную карту и 26 февраля перечислила на нее 60 000 руб. В тот же день работник расплатился ею за материалы для компании. Сумма покупки — 41 750 руб., в том числе НДС — 6368,64 руб. 26 февраля бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративные карты»   КРЕДИТ 51   60 000 руб. перечислены деньги с расчетного счета корпоративной карты;

ДЕБЕТ 71 субсчет «Суммы по операциям с использованием корпоративных карт»  КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративные карты»     41 750 руб. — отражено списание денег с корпоративной карты.

27 февраля сотрудник сдал купленные материалы на склад и оформил авансовый отчет. В связи с тем, что работник предъявил доверенность, ему выписали накладную и счет-фактуру.

Обратите внимание, что любые расходы  с корпоративных карт отражают по счету 55.04 «Специальные счета в банках». А по кредитной используют еще счет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

ДЕБЕТ 10  КРЕДИТ 60   35 381,36 руб.(41 750-6 368,64) – оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 60   6 368,64 руб. – отражен входной НДС

ДЕБЕТ 60  КРЕДИТ 71 субсчет «Суммы по операциям с использованием корпоративных карт»   41 750 руб. – отражена оплата материалов от подотчетного лица

 

ООО «Цалмейстер» предостерегает Вас и призывает Вас не забывать о составлении в установленные сроки Авансовые отчеты и правомерность их проведения.

 

НАЗАД